Informācija par personas datu apstrādi personāla atlases procesā un darba attiecībās

Kas apstrādā Jūsu personas datus?
Jūsu personas datus apstrādā pārzinis – maksātnespējīgā AS PNB Banka (turpmāk – Banka). Bankas kontaktinformācija - adrese: Rīgā, Elizabetes ielā 15 - 2, LV-1010; e-pasts: personnel@pnbbanka.eu; tālrunis: 67011577.

Kā tiek nodrošināta Jūsu personas datu apstrādes likumība?
Jūsu personas dati tiek apstrādāti, pamatojoties uz Eiropas Savienības Vispārīgo datu aizsardzības regulu, Latvijas Republikas „Fizisko personu datu apstrādes likumu”, dažādos Eiropas Savienības un Latvijas Republikas normatīvajos aktos iekļautajām speciālajām tiesību normām (piemēram, Darba likums, Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likums), Bankas „Darbinieku un Kandidātu datu apstrādes Politiku”, Bankas „Darbinieku un Kandidātu datu apstrādes Noteikumiem” un citiem Bankas normatīvajiem dokumentiem.
Normatīvie akti paredz, ka Bankai ir tiesības apstrādāt Jūsu personas datus tikai tad, ja (i) Banka ir iepriekš noteikusi Jūsu personas datu apstrādes nolūkus, (ii) Banka ir iepriekš noteikusi to Jūsu personas datu apjomu, kas nepieciešams, lai sasniegtu iepriekš noteiktos nolūkus, (iii) Bankai ir juridisks pamats veikt Jūsu personas datu apstrādi un (iv) Banka ir sniegusi Jums informāciju par Jūsu tiesībām personas datu apstrādes kontekstā.
Vispārējā kārtībā Banka apstrādā Jūsu personas datus personāla atlases procesā pamatojoties uz:
1. Bankas leģitīmo interešu ievērošanu;
2. nepieciešamību izpildīt uz Banku attiecināmu juridisku pienākumu;
3. pasākumu veikšanu pēc Jūsu pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas, kura līgumslēdzēja puse esat Jūs;
4. Jūsu dotu piekrišanu Jūsu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem.
Gadījumos, kad Bankai ir uz Bankas likumīgo interešu ievērošanu balstīta tiesiska interese apstrādāt Jūsu personas datus, Jūsu personas dati tiek apstrādāti, ņemot vērā Jūsu intereses vai pamattiesības un pamatbrīvības, kurām nepieciešama personas datu aizsardzība.
Banka apstrādā arī īpašo kategoriju datus– t.i., personas datus, kas atklāj politiskos uzskatus, dalību arodbiedrībās, veselības datus un informāciju par sodāmībām un pārkāpumiem vai ar tiem saistītiem drošības pasākumiem. Īpašo kategoriju datus Banka ir tiesīga iegūt un apstrādāt tikai ar Jūsu piekrišanu, izņemot gadījumus, kad normatīvie akti Bankai tieši atļauj vai uzliek par pienākumu šādus personas datus iegūt un apstrādāt. Minētajos gadījumos Banka īpašo kategoriju datus apstrādās pamatojoties uz:
1. būtiskām sabiedrības interesēm, kas izriet no Eiropas Savienības vai Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem un kas ir samērīgas izvirzītajam nolūkam, ievērojot tiesību uz datu aizsardzību būtību un paredzot piemērotus un konkrētus pasākumus Jūsu pamattiesību un interešu aizsardzībai;
2. nepieciešamību celt, īstenot vai aizstāvēt likumīgas prasības.
Zemāk Jūs varat iepazīties ar Jūsu personas datu apstrādes nolūkiem, juridisko pamatu un Bankas leģitīmajām interesēm:

Kādus Jūsu personas datus Banka apstrādā?
Lai nodrošinātu Bankas darbību, Bankas darbiniekiem ir jāatbilst Bankas izvirzītajām prasībām attiecībā uz profesionālo kvalifikāciju, zināšanām, pieredzi un personīgajām īpašībām. Atbilstība izvirzītajām prasībām sākotnēji tiek vērtēta personāla atlases procesā, kura ietvaros Banka izmanto dažādu veidu personas datus. Bankas apstrādātie personas dati ir sagrupēti kategorijās, lai Banka varētu iespējami efektīvākā veidā pārvaldīt tos, kā arī, lai Jūs varētu redzēt to informācijas apjomu, ko Banka pārvalda par kandidātiem. Banka neizmanto visus personas datus vienādi – daži personas datu veidi ir noderīgi kandidāta profesionālo zināšanu novērtēšanai, citi – kandidāta personīgo īpašību izvērtēšanai vai uz Banku attiecināmu juridisko pienākumu izpildei. Vienlaicīgi Banka garantē kandidātiem, ka personas dati, kas atrodas Bankas pārvaldībā, tiek apstrādāti saskaņā ar augstākajiem drošības standartiem personas datu apstrādes jomā.

Kā Banka iegūst Jūsu personas datus?

1. Personas dati, kurus Jūs paši sniedzat Bankai

• Kad Jūs piesakāties amata konkursam – no Jūsu pieteikuma, motivācijas vēstules, CV (profesionālās dzīves gājuma apraksts) un tam pievienotajiem dokumentiem;
• Kad Jūs ar Banku sazināties un runājat ar Bankas Personāla nodaļas darbinieku pa tālruni vai tiekaties un runājat ar Bankas Personālas nodaļas darbinieku darba interviju vietās, t.sk. tālruņa sarunu ierakstos vai piezīmēs, kuras izdara Bankas Personāla nodaļas darbinieks tikšanās laikā, attiecīgos gadījumos no videonovērošanas ierīcēm;
• Kad Jūs lietojat Bankas mājaslapu, mobilo tālruņu aplikācijas, internetsarunas u.c.;
• No Jūsu e-pasta vēstulēm un pasta vēstulēm vai kurjerpasta sūtījumiem;;
• No Jūsu iesniegumiem, ierosinājumiem un citiem Jūsu iesniegtajiem dokumentiem.

2. Personas dati, kurus Banka iegūst no trešajām personām (t.sk. ārējām datubāzēm)

• Personāla atlases pakalpojumu sniedzēji, piemēram, SIA CV-Online Latvia;
• Sociālie tīkli (piemēram, noklikšķinot uz vienas no mūsu Facebook vai Google reklāmām);
• Bankas pārstāvji vai citas trešās personas, kuras Bankas vārdā vai Bankas uzdevumā apstrādā personas datus;

SVARĪGI ZINĀT: Šeit ir minētas tās personas vai organizācijas, kuras Banka izmanto, lai tās palīdzētu Bankai uzturēt, piemēram, IT infrastruktūru, kā arī, kuras, piemēram, konsultē Banku par personāla atlases procesa attīstības un uzlabošanas iespējām.

• Atsauksmju sniedzēji, iepriekšējie darba devēji;
• Valsts (t.sk. tiesībaizsardzības) iestādes.

Cik ilgi Banka glabā Jūsu personas datus?
Vispārējā kārtībā Banka ir tiesīga uzglabāt Jūsu personas datus 2 gadus pēc amata konkursa noslēguma (t.i., iekļaujot paziņošanas par konkursa rezultātiem termiņu), ja normatīvos aktos nav noteikts cits Jūsu personas datu uzglabāšanas termiņš. Šo vispārējo personas datu glabāšanas termiņu Banka ievēro, lai:

• Atbildētu uz jautājumiem vai sūdzībām, vai parādītu, ka Banka ir godprātīgi pildījusi savas saistības pret Jums;
• Īstenotu Bankas iekšējos pētījumus;
• Ievērotu normatīvo aktu prasības, kas paredz dažāda veida dokumentāra materiāla uzglabāšanu.

SVARĪGI ZINĀT: Dažādām personas datu kategorijām (t.sk. personas datus saturošu dokumentu kategorijām) var tikt noteikts īsāks glabāšanas termiņš nekā 2 gadi. Pēc glabāšanas termiņa beigām, Jūsu personas dati tiek drošā veidā iznīcināti.

Kādas ir iespējamās sekas, ja Jūs izvēlaties nesniegt Jūsu personas datus (vai citu informāciju) pēc Bankas pieprasījuma?
Bankai var būt nepieciešams iegūt Jūsu personas datus (vai citu informāciju) saskaņā ar normatīvo aktu prasībām vai, lai Banka varētu noslēgt līgumu ar Jums. Ja Jūs izvēlaties nesniegt Bankas pieprasīto informāciju (t.sk. personas datus), tas var ierobežot Bankas iespējas izvērtēt Jūsu atbilstību vakantā amata prasībām, vai aizkavēt vai liegt Bankai izpildīt uz to attiecināmus juridiskos pienākumus atbilstoši normatīvo aktu prasībām.

SVARĪGI ZINĀT: Banka var lūgt Jūs sniegt informāciju, kas tai ir noderīga citu nolūku dēļ, nevis Bankas leģitīmo interešu īstenošanai, uz Banku attiecināmu juridisko pienākumu izpildei vai pasākumu veikšanai pirms līguma slēgšanas. Ja šādos gadījumos Banka aicinās Jūs sniegt informāciju par sevi, Banka Jūs iepriekš informēs par personas datu apstrādes nolūkiem, kā arī atsevišķi paskaidros, vai Jums šie papildu personas dati (vai cita informācija) ir obligāti jāsniedz un kā tas ietekmēs Jūs.

Kādas ir Jūsu tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi?
Jums ir šādas tiesības:
1. piekļūt Jūsu personas datiem un pārsūtīt tos

• Jums ir iespēja iegūt papildu informāciju par Jūsu personas datu apstrādi, neatkarīgi no tā, kāda informācija jau ir Jūsu rīcībā;
• Jums ir iespēja iegūt Bankas apstrādē esošo Jūsu personas datu kopiju elektroniskā formātā;

SVARĪGI ZINĀT: Bankai nav pienākums kandidātam izsniegt Bankā esošo dokumentu kopijas, kā arī Banka neizsniedz kandidātam tādu informāciju, kura satur trešās personas datus.

• Banka var nodrošināt Jūsu personas datu kopiju elektroniskā formātā, kuru Jūs varat atkārtoti lietot, t.sk. pats nodot citām organizācijām vai lūgt Bankai to pārsūtīt.

2. labot vai dzēst Jūsu personas datus

• Jums ir iespēja labot Jūsu personas datus, ja tie ir mainījušies vai Jums ir pamats uzskatīt, ka Bankas apstrādātie Jūsu personas dati nav precīzi;

SVARĪGI ZINĀT: Kandidāts ir atbildīgs par savu iesniegto personas datu (vai citas informācijas) pareizību, precizitāti un patiesumu. Bankai nav tiesību pēc saviem ieskatiem labot kandidāta personas datus, kā arī Bankai nav tiesību pēc saviem ieskatiem meklēt kandidāta personas datus trešo personu datubāzēs, lai uzturētu savas datubāzes precīzas un aktuālas.

• Jums ir iespēja lūgt Banku izdzēst Jūsu personas datus, un Banka to izdarīs, ja šie personas dati Bankai vairs nebūs nepieciešami saistībā ar nolūkiem, kādos tie tika ievākti vai citādi apstrādāti.

SVARĪGI ZINĀT: Banka nevarēs īstenot kandidāta personas datu dzēšanu, ja normatīvie akti paredzēs obligātu juridisku pienākumu uzglabāt šādus personas datus vai arī Bankas leģitīmās intereses būs svarīgākas par kandidāta tiesību aizskārumu, nedzēšot personas datus.

3. ierobežot Jūsu personas datu apstrādi

• Jums ir iespēja lūgt Banku ierobežot Jūsu personas datu apstrādi (vai ierobežot noteiktas apstrādes darbības), kas nozīmētu, ka Jūsu personas datus Banka varētu tikai glabāt vai apstrādāt tādēļ, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu Bankas likumīgās prasības. Jūs esat tiesīgi ierobežot Jūsu personas datu apstrādi, ja (i) tie nav precīzi, (ii) tie tiek nelikumīgi apstrādāti, bet Jūs nevēlaties tos dzēst, (iii) to apstrāde vairs nav nepieciešama, bet Jūs vēlaties celt, īstenot vai aizstāvēt savas likumīgās prasības, (iv) Jūs jau esat izmantojis savas tiesības iebilst pret Jūsu personas datu apstrādi, bet sagaidāt no Bankas vērtējumu par to, vai Bankai ir tiesības turpmāk apstrādāt Jūsu personas datus, pamatojoties uz Bankas vai trešās personas leģitīmajām interesēm.

SVARĪGI ZINĀT: Īstenojot tiesības ierobežot personas datu apstrādi, Jūsu personas datu apstrāde personāla atlases procesā varētu tikt uz laiku ierobežota – t.i., Banka nevarētu izvērtēt Jūsu atbilstību vakantā amata prasībām un pieņemt lēmumu.

4. iebilst pret Jūsu personas datu apstrādi

• Jums ir iespēja iebilst pret Jūsu personas datu apstrādi, ja tā pamatojas uz Bankas vai trešās personas leģitīmo interešu īstenošanu un Jūsu tiesības, intereses un brīvības ir svarīgākas par šādām Bankas vai trešās personas leģitīmajām interesēm.

Vai Banka apstrādā Jūsu personas datus, pieņemot automatizētus individuālus lēmumus?
Banka personāla atlases procesā neizmanto automatizētas sistēmas, lai pieņemtu lēmumus attiecībā uz Jums.

Kam Jūsu personas dati var tikt nodoti?
Jūsu personas datus personāla atlases procesā apstrādā Bankas Personāla nodaļas darbinieks. Banka kandidātu izvērtēšanu personāla atlases procesa ietvaros nav uzticējusi ārējām organizācijām, tādēļ Jūsu personas dati (t.sk. cita informācija) tiek apstrādāta vienīgi Bankā.
Banka var nodot Jūsu personas datus (t.sk. citu informāciju):

• Bankas grupas uzņēmumiem, ja Jūs esat pieteicies uz vakanto amatu tieši kādā no Bankas grupas uzņēmumiem.

SVARĪGI ZINĀT: Banka apstrādā kandidāta personas datus dažādās informācijas sistēmās, kuru tehnisko uzturēšanu Bankas uzdevumā var veikt Bankas piesaistītie ārpakalpojuma sniedzēji – personas datu apstrādātāji. Tāpat paziņojumi par amata konkursiem (sludinājumi) tiek publicēti portālā www.cv.lv, kuru uztur SIA CV-ONLINE Latvia.

Vai Jūsu personas dati tiek nodoti ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās Zonas?
Banka personāla atlases procesā nenodod Jūsu personas datus (t.sk. informāciju par Jums) ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās Zonas.

Kādi Bankas normatīvie dokumenti reglamentē Jūsu personas datu apstrādi?
Jūsu personas datu apstrādi reglamentē un Jūsu tiesības personas datu apstrādes tiesiskuma un aizsardzības jomā nodrošina:

• Bankas “Darbinieku un kandidātu datu apstrādes politika” (spēkā no 2018.gada 25.maija);
• Bankas “Darbinieku un kandidātu datu apstrādes noteikumi” (spēkā no 2018.gada 25.maija).

Vai Jūs esat tiesīgs iesniegt iesniegumu, ierosinājumu vai sūdzību?
Banka ir atbildīgs Jūsu personas datu pārzinis. Lai uzskatāmi pierādītu, ka Banka īsteno likumīgu, godprātīgu un pārredzamu Jūsu personas datu apstrādi, Banka ir izveidojusi un uztur pārskatatbildības sistēmu, kas balstās uz:
1. kandidātu savlaicīgu informēšanu par personas datu apstrādi un kandidātu piekļuves tiesību īstenošanu;
2. personas datu apstrādes ietekmes novērtējuma īstenošanu, ja plānotās darbības, kas saistītas ar personas datu apstrādi, varētu radīt augstu risku Jūsu tiesībām un brīvībām, kā arī personas datu apstrādes darbību reģistrēšanu;
3. ar personas datu aizsardzību saistīto drošības incidentu savlaicīgu atklāšanu un vispusīgu izmeklēšanu, kā arī ziņošanu par personas datu aizsardzības pārkāpumiem Datu valsts inspekcijai un kandidātiem;
4. pārredzamas sadarbības īstenošanu ar pakalpojuma sniedzējiem, kuri nodrošina kandidātu personas datu apstrādi Bankas uzdevumā;
5. regulāru Bankas darbinieku apmācību un personas datu apstrādes tiesiskuma un personas datu aizsardzības sistēmas atbilstības izvērtēšanu.
Tomēr, ja Jums rodas priekšlikumi attiecībās uz Bankas veikto personas datu apstrādi vai iebildumi, vai arī vēlaties īstenot savas tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi, Jūs esat tiesīgs iesniegt Bankā ierosinājumu, atsauksmi, iesniegumu vai sūdzību. Iesniegumu vai sūdzību Jūs varat iesniegt Jums ērtākā veidā:

• nosūtot elektroniska dokumenta formā uz Bankas e-pasta adresi dati@pnbbanka.eu, nodrošinot, ka iesniegums ir parakstīts saskaņā ar normatīvo aktu prasībām elektronisko dokumentu sagatavošanas jomā;
• personiski papīra formā Rīgā, Elizabetes ielā 15-2, nodrošinot, ka iesniegums ir parakstīts; nosūtot pa pastu (t.sk. kurjerpastu) papīra formā uz Bankas korespondences adresi Rīgā, Elizabetes ielā 15-2, LV-1010, nodrošinot, ka iesniegums ir parakstīts

Bez jau minētā, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai par Bankas veikto personas datu apstrādes darbību atbilstību normatīvo aktu prasībām fizisko personu datu aizsardzības jomā. Sūdzību Datu valsts inspekcijai iesniedz iesnieguma veidā:

• ievietojot Datu valsts inspekcijas pasta kastē Blaumaņa ielā 11/13, Rīgā, 1.stāvā;
• nosūtot elektroniski (atbilstoši Elektronisko dokumentu likuma 1.panta 2.punktam parakstītu ar drošu elektronisko parakstu) uz e-pasta adresi info@dvi.gov.lv;
• nosūtot pa pastu uz adresi Blaumaņa iela 11/13-15, Rīgā, LV-1011.